Integritetspolicy och Cookies

Gäller fr.o.m. 25 maj 2018

Vi värnar om din personliga integritet och eftersträvar alltid en hög nivå av dataskydd. När du ingår i Föreningen förser du oss med en del av dina personuppgifter. Dessa uppgifter samlas in för att efterleva lagar samt ge dig så bra upplevelse av Föreningen som möjligt. Alla uppgifter vi samlar in från dig är viktiga, men det är även av största vikt att du känner dig trygg med hur vi hanterar dem. Denna integritetspolicy förklarar hur och varför vi samlar in och använder dina personuppgifter. Den beskriver också dina rättigheter och hur du kan kontakta oss.

Vilka personuppgifter hanterar vi?

Insamling av personuppgifter för medlem

Personuppgifter av obligatorisk art:

Tomtnummer
Medlemsnummer
Namn
Adress
Postnummer
Ort
Land
Insats
Inbetalda medlemsavgifter

För att kunna kommunicera med medlemmar i form av årsmöteskallelse, årsmötesprotokoll eller annan medlemsinformation samlar Föreningen följande tilläggsinformation:

Önskad typ av kommunikation: Brev [Standard] eller E-post [Valbart]
Telefonnummer
E-postadress

Medlemsmatrikel
Föreningen har även en medlemsmatrikel (adresslista) som utskickas till samtliga medlemmar som ingår i den. Utskick kan ske via papper eller via epost i enlighet med valt kommunikationssätt. Vänligen notera att epostutskick är osäkert och närmast motsvarar att informationen skickas som ett vykort (dvs information är läsbar utan kuvert). Följande information är med i adresslistan:

Tomtnummer
Namn
Adress
Postnummer
Ort
Land
Telefonnummer mobil
Telefonnummer Rastad/bostad

Båtplatsregister
Föreningen för även ett register över uthyrda båtplatser:

Båtplatsnummer
Tomtnummer
Innehavarens namn
Inbetalda avgifter

Nyckelregister
Föreningen för även ett register över utdelade nycklar:

Nyckelnummer
Tomtnummer
Innehavarens namn
Signerat dokument att mottagaren kvitterat nyckel

Insamling av personuppgifter för Styrelse och andra befattningshavare

De personer som väljs till befattningar i Föreningen kommer att omnämnas med namn i årsmötesprotokoll om inte särskilda omständigheter föreligger.

För att fullfölja lagar och regler avseende registrering av de av årsmötet valda befattningshavare kan Föreningen behöva behandla ytterligare personuppgifter; till exempel för att registrera befattningshavare i Bolagsverkets eller Skatteverkets register. Personuppgifter insamlas då i minimal form för att kunna utföra just den specifika uppgiften. En kopia på inskickad information kan sparas för arkivändamål.

Insamling av personuppgifter i styrelse- eller årsmötesprotokoll eller annat mötesdokument

Namn, tomtnummer eller annan för ärendet viktig information kan komma att nedtecknas i Föreningens styrelse- eller årsmötesprotokoll under bearbetning av ett ärende. Föreningen kommer dock i möjligaste mån minimera personuppgifter i protokoll.

Vid eventuell votering eller andra ärenden under ett årsmöte kan listor upprättas som innehåller personuppgifter. Dessa dokument sparas så länge som lagen eller ärendet kräver.

Hur samlas uppgifterna in?

Vi samlar in uppgifter om dig som du själv lämnar, direkt eller indirekt, till oss när du blir medlem i Föreningen eller deltager i våra aktiviteter (årsmöten, städdagar eller liknande). Därutöver samlar vi även in uppgifter när du kommunicerar med oss, till exempel när du kontaktar oss för att få information.

Vi samlar in uppgifter genom att våra webbsidor använder cookies som samlar in information på och från din webbläsare.

Vad används uppgifterna till?

För att behandla personuppgifter måste det finnas stöd för behandlingen i gällande dataskyddsreglering, en så kallad rättslig grund. Det betyder att för att vi ska kunna behandla dina personuppgifter krävs det att behandlingen är nödvändig (1) för att vi ska kunna fullgöra vårt avtal med dig eller (2) för att vi ska uppfylla en för Föreningen rättslig förpliktelse. Behandlingen av dina personuppgifter får också göras om (3) du har lämnat ditt samtycke för behandlingen eller (4) efter en intresseavvägning.

Tillhandahållande av medlemskap

Styrelsen i Föreningen har i uppdrag (Lag om ekonomiska föreningar, 3 kap, 6§) att hålla Föreningens medlemsregister uppdaterad och korrekt. Insamlingen baseras på Föreningens stadgar vilket utgör grundavtalet med medlemmen. För att fullfölja denna uppgift samlar Föreningen in personuppgifter för att identifiera dig som medlem och hantera de register som omnämns ovan. Vi behandlar även dina personuppgifter för vår administration och fakturering av medlemsavgifter, för att hjälpa dig vid frågor när du kontaktar oss, för att avhjälpa fel och andra incidenter, och för att hantera klagomål och reklamationer, samt i övrigt för att tillvarata våra rättigheter och fullgöra våra skyldigheter enligt vårt avtal med dig.

Rättslig grund: Fullgörande av avtal

Protokoll

Föreningen måste ha minst ett årsmöte varje kalenderår samt ett eller flera styrelsemöten. För att fullgöra Lag om ekonomiska föreningar krävs att dessa protokollförs och i samband med detta kan personuppgifter komma att nedtecknas. För personer som närvarar på mötet anses uppgiften lämnats med samtycke (såvida inte personen opponerar sig på mötet). För personer som omnämns men som ej är närvarande måste mötet göra en intresseavvägning. Om det ur rättslig synpunkt, eller för att fullfölja avtal, krävs en noteringar går detta före övriga grunder.

Rättslig grund: Fullgörande av avtal, rättslig förpliktelse, samtycke eller intresseavvägning

Efterlevnad av lagar

Vi behandlar personuppgifter i syfte att fullgöra våra lagstadgade skyldigheter.

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse

Hur länge sparas uppgifterna?

Vi sparar aldrig personuppgifter längre än vi behöver. De uppgifter vi samlar in behandlas för olika ändamål. De sparas också under olika lång tid beroende på vad de ska användas till och våra skyldigheter enligt lag.

Så länge du är medlem i föreningen kan inte all information raderas. Den grundläggande medlemsinformationen är ett krav för att kunna vara medlem. Dock kan medlem begära att alla icke-obligatoriska uppgifter raderas.
När du lämnat Föreningen och en ny medlem övertagit platsen kommer Föreningen fortsätta hantera de gamla medlemsuppgifterna kalenderåret ut. Detta beror på att det kan vara den ursprunglige medlemmen som inbetalt medlemsavgift, att Föreningen ansökt om anslag, att båtplats registrerats eller någon annan uppgift som kräver att uppgifterna hanteras.
Föreningen kommer INTE radera information från protokoll.
Undantag gäller för sådant underlag som måste sparas enligt lag, till exempel bokföringslagen, eller för ekonomihantering (fordringar).
När det gäller obetalda fakturor sparas kunduppgifterna till dess fordran är reglerad. När fakturan är betald raderas uppgifterna efter 12 månader, med undantag för de uppgifter som sparas enligt lag, till exempel bokföringslagen.
Ärendehistorik från supportärenden raderas efter maximalt 36 månader från kontakten.
De uppgifter vi har på grund av en rättslig förpliktelse sparas så länge som den aktuella lagen kräver.
För användare som registrerar sig på vår webbplats sparar vi även de personuppgifter de anger i sin användarprofil. Alla användare kan se, redigera eller radera sina personuppgifter när som helst (med undantaget att de inte kan ändra sitt användarnamn). Även webbplatsens administratörer kan se och redigera denna information.

Till vem lämnas uppgifterna ut?

Vi kan komma att lämna ut dina uppgifter till andra. Föreningen kan använda tredje part för till exempel fakturering. Föreningen ska då ingå biträdesavtal som skyddar dessa uppgifter. Föreningen delar inte uppgifter med någon annan om så inte krävs av lagar och regler, vid specifika försäkringsfall eller som krav från anslagsgivande myndigheter.

Överföring till leverantörer i tredje land

Några leverantörer kan ha en del av sin verksamhet i länder utanför Sverige eller EU/EES (så kallade ”tredje land”). Vi vidtar lämpliga skyddsåtgärder och säkerställer att överförda personuppgifter hanteras enligt gällande dataskyddsreglering om data överförs till leverantör i ett sådant tredje land.

Myndigheter och Räddningstjänst

Vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter till brottsbekämpande myndigheter enligt lag och myndighetsbeslut. Vi kan även komma att lämna ut dina uppgifter till räddningstjänst och polis vid samtal till SOS alarm.

Hur skyddas uppgifterna?

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att säkerställa att all information som vi behandlar skyddas från att obehöriga får del av den. Endast de som behöver det för sina arbetsuppgifter ges åtkomst till dina uppgifter och deras hantering av informationen är strikt reglerad.

Föreningen för ett medlemsregister samt adresslista i digitalt format. Därtill sparas scannade kopior av protokoll och handlingar digitalt för arkivändamål. Lagring av dessa dokument kan lagras inom Sverige, inom EU och EES men även utanför (i tredje land).

GDPR, den nya dataskyddslagstiftningen, som träder i kraft den 25 maj 2018 syftar bland annat till att stärka privatpersonens integritet och rätt till sin data. Detta innebär att du har rätt att veta vad vi gör med dina personuppgifter, för vilka ändamål vi behandlar dem, och hur länge vi sparar dem. Nedan kan du läsa mer om de rättigheter du har, gällande vår behandling av dina personuppgifter, och hur du kan utnyttja dem.

Rätt till tillgång

Du har rätt att kostnadsfritt en gång om året erhålla information om vilka av dina personuppgifter vi behandlar, ett så kallat registerutdrag. För att få ta del av sådant utdrag måste du tydligt ange vilken information du vill ta del av. Din förfrågan ska göras skriftligt och vara undertecknad dig. Vi måste besvara din förfrågan inom en månad. Om vi av någon anledning inte kan uppfylla dina önskemål kommer vi motivera varför. Vi kommer endast att lämna ut personuppgifter som vi med säkerhet vet tillhör dig och vi kommer att skicka ditt registerutdrag till den adress vi har noterad i vårt medlemsregister. Begäran om registerutdrag skickar du till adressen nedan. Märk kuvertet ”Registerutdrag”.

Rastads Fritidsby Ekonomisk Förening
Hästhagsgatan 103
56151 Huskvarna

Rätt till rättelse

Du har rätt att begära att vi rättar dina personuppgifter om du märker att vi har felaktiga uppgifter om dig. Du har även rätt att komplettera med personuppgifter du anser saknas och som är relevanta för vår behandling. Om vi har rättat dina uppgifter på din begäran kommer vi kontakta sådana parter som vi har lämnat ut uppgifterna till och informera om vilka rättelser som gjorts. Detta under förutsättning att det inte innebär en allt för betungande insats för oss eller om det skulle visa sig vara omöjligt. På din begäran kommer vi även kontakta dig och informera dig om vem rättelsen har lämnats ut till.

Rätt till radering

Som kund har du rätt att kontakta oss och be om att dina personuppgifter raderas. I följande fall måste personuppgifter, utan onödigt dröjsmål, raderas:

Om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de behandlats för;
Om behandlingen grundar sig enbart på ditt samtycke och du återkallar detta samtycke;
Om du motsätter dig personuppgiftsbehandling som sker efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse;
Om personuppgifterna inte har behandlats enligt regleringen;
Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.

Om data raderas, kommer vi att underrätta dem som vi har lämnat ut data om dig till, om att denna radering har ägt rum. Detta gäller dock inte om det skulle visa sig omöjligt eller innebära en alltför betungande insats. Vi kommer även, på din begäran, att informera dig om till vem informationen har lämnats ut.

Rätt till Begränsning

Du har rätt att begära en tillfällig begränsning av behandling av dina personuppgifter i följande situationer:

När du anser att dina personuppgifter inte är korrekta och du därför har begärt rättelse hos oss. Du kan då begära att behandlingen av dina uppgifter begränsas under tiden som utredningen pågår hos oss;
När behandlingen är olaglig men du motsätter dig att dina personuppgifter raderas och istället begär att användningen av dessa uppgifter begränsas;
När du behöver dina personuppgifter för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, även om vi inte längre behöver dina uppgifter för ändamålen med vår behandling;
När du har invänt mot behandling av dina personuppgifter får vi fortsätta att behandla din uppgifter under den tid som kontrollen pågår.

Om behandlingen av dina personuppgifter begränsas tillfälligt, kommer vi underrätta dem som vi har lämnat ut dina uppgifter till, om att denna tillfälliga begränsning har ägt rum. Detta gäller dock inte om det skulle visa sig omöjligt eller innebära en alltför betungande insats.

Rätt till invändning

Du har rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter som vi utför med stöd av intresseavvägning. Du måste då specificera vilken behandling du invänder mot. Om vi anser att sådan behandling ändå ska ske, måste vi visa att det finns intressen som väger tyngre.

Rätt till dataportabilitet

Du har i vissa fall rätt att få ut och på annat håll använda dina personuppgifter som du själv har lämnat till oss för att använda dem på annat håll (så kallad dataportering).

Klagomål

Om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med gällande regelverk, bör du anmäla det till oss snarast. Du kan också lämna in ett klagomål direkt till Datainspektionen.

Skadestånd

Om du har lidit skada på grund av att dina personuppgifter har behandlats i strid med gällande rätt kan du ha rätt till skadestånd. Du kan då begära skadestånd från oss eller väcka skadeståndstalan i domstol. En sådan begäran ska göras skriftligen till oss.

Föreningen använder cookies för att göra din upplevelse så relevant och effektiv som möjligt när du använder vår hemsida.

Cookie-filer

Om du har ett konto och loggar in på denna webbplats kommer vi att skapa en tillfällig cookie-fil för att kontrollera om din webbläsare accepterar cookie-filer. Denna cookie-fil innehåller ingen personligt identifierbar information och försvinner när du stänger din webbläsare.

När du loggar in kommer vi dessutom att skapa flera cookie-filer för att spara information om din inloggning och dina val för utformning av skärmlayouten. Cookie-filer för inloggning gäller i två dagar och cookie-filer för layoutval gäller i ett år. Om du kryssar i ”Kom ihåg mig” kommer din cookie att finnas kvar i två veckor. Om du loggar ut från ditt konto kommer cookie-filerna för inloggning att tas bort.

Om du redigerar eller publicerar en artikel kommer en extra cookie-fil att sparas i din webbläsare. Denna cookie-fil innehåller inga personuppgifter utan anger endast inläggs-ID för den artikel du just redigerade. Den gäller under 1 dygn.

Inbäddad innehåll från andra webbplatser

Artiklar på denna webbplats kan innehålla inbäddat innehåll (exempelvis videoklipp, bilder, artiklar o.s.v.). Inbäddat innehåll från andra webbplatser beter sig precis på samma sätt som om besökaren har besökt den andra webbplatsen.

Dessa webbplatser kan samla in uppgifter om dig, använda cookie-filer, bädda in ytterligare spårning från tredje part och övervaka din interaktion med sagda inbäddade innehåll, inklusive spårning av din interaktion med detta inbäddade innehåll om du har ett konto och är inloggad på webbplatsen i fråga.